Sie möchten… | Wir bieten… | Oft gestellte Fragen |
| …ihr Büro immer dabei haben | …eine Web-Applikation, die mit jedem aktuellen Browser funktioniert | ► Kann ich diese Applikation mit Internet Explorer/Firefox/Safari unter Windows/Mac/Linux verwenden? Ja. Sie können diese Applikation mit allen aktuellen Browsern verwenden. ► Kann ich diese Applikation mit meinem UMTS/GSM Modem sinnvoll verwenden? Ja. Unsere Anwendung ist darauf optimiert, sowenig wie möglich an Daten zu übertragen. Es werden also keine riesigen Frameworks und sonstiges Brimborium geladen, sondern nur was wirklich notwendig ist. Es werden auch kaum Graphiken verwendet (ausser ihr Logo), was die Datenmenge weiter begrenzt. Daher läßt sich diese Anwendung auch sehr gut über ein Notebook mit Modem oder z.B. einem iPad oder sonstigen Tablet-PC verwenden. ► Wir sind ein Montagebetrieb. Kann ich dieses System dafür nutzen? Ja. Geben Sie unter "Einstellungen"-"Parameter" unter "Montagebetrieb" einen Stundensatz für die Monatage ein und speichern Sie. Damit werden die Artikelverwaltung und der Auftragseditor und Druckgenerator um die Verwaltung der Montage erweitert. Es stehen auch verschiedene Arten des Ausdrucks zur Verfügung (mit oder ohne Aufschlüsselung der Einzelpreise etc.). ► Kann ich meine Tageslosungen verwalten? Ja. Geben Sie unter "Verwaltung"-"Tageslosungen" die Tageslosungen der jeweiligen Tage ein. Sie können die Anzahl der Belege und den Gesamtbetrag getrennt nach maximal 3 Steuersätzen erfassen. ► Kann ich die Daten meines Kalenders auf meinem Smartphone sehen? Ja. Geben Sie unter "Einstellungen"-"Kalender" ein Kennwort ein und folgen Sie den Anweisungen zum sicheren abbonnieren ihres persönlichen Webkalenders. |
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| …Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Honorarnoten, Gutschriften, Mahnungen etc. direkt als E-Mail mit PDF Anhang versenden | …eine Web-Applikation, die alle Dokumente nativ als ISO 32000-1 (PDF) Dokumente erzeugt und als Anhänge an E-Mails versenden kann. | ► Was ist eine PDF Datei? Warum verwenden wir dieses Format? Das Akronym "PDF" steht für Portable Document Format und wurde von Adobe Inc. erfunden. Inzwischen wurde das Format als ISO-Norm 32000-1 anerkannt. Damit steht ein einheitliches Format für Dokumente zur Verfügung, die zwischen unterschiedlichen Plattformen ausgetauscht werden können. Daher ist es egal, ob Sie oder ihre Kunden mit einer Windows-, Linux-, Apple- oder sonstiger Umgebung arbeiten: für alle Plattformen steht ein kostenloses Anzeige- und Druckprogramm zur Verfügung. Ihre Angebote oder Rechnungen werden also bei ihren Kunden genauso aus dem Drucker kommen, wie es bei Ihnen lokal der Fall ist. ► Kann ich meine PDF Dokumente archivieren? Alle Dokumente, die Sie erzeugen, werden automatisch in einem PDF Archiv gespeichert und stehen dort auch zur Verfügung: "Tabellen"-"PDF Archiv". Dort können Sie alle Dokumente anzeigen/drucken, die jemals erstellt wurden. Im PDF Archiv Browser sehen Sie auch die Log Dateien zu den PDF Dokumenten (also wann die Dokumente vom wem erstellt und geändert wurden, wer wann wohin per E-Mail versendet hat etc.). |
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| …offene Rechnungen immer im Blick behalten | …eine Web-Applikation mit offener Posten Verwaltung inklusive Mahnwesen | ► Wie kann ich eine Rechnung zusammen mit der Zahlungserinnerung versenden? Das geschieht automatisch, sobald Sie eine Zahlungserinnerung per E-Mail versenden: die ggstl. Rechnung wird als Anhang an die E-Mail hinzugefügt und steht dem Empfänger somit zusammen mit der Erinnerung sofort zur Verfügung. |
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| …alle ihre Ein- und Ausgangsrechnungen verwalten | …eine Web-Applikation mit der Sie nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern auch Barausgaben, ein Kassabuch und beliebige sonstige Kostenstellen verwalten können | ► Wie sehe ich die Entwicklung meiner Firma mit einem Blick? Die "Statistik"-"Hauptübersicht" liefert Ihnen alle relevanten Daten seit Beginn auf einen Blick. Sie sehen die monatlichen Einnahmen und Deckungsbeiträge, Quartale, Jahressummen. Ein Klick auf die Balken der Graphik oder die Monatswerte liefert alle Rechnungen in einem Fenster. |
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| …ihre Bestellungen einfach verwalten | …eine Web-Applikation mit der Sie Bestellvorschläge, offene und abgeschlossene Bestellungen einfach verwalten können | ► Wie bestelle ich einen Artikel? Unter "Verwaltung"-"Bestellungen" wickeln Sie das gesamte Bestellwesen ab. Sie können dort neue Artikel zu den Bestellvorschlägen hinzufügen (oder auch direkt aus der Artikelübersicht). Bestellvorschläge werden automatisch nach Lieferanten zusammengefasst. Sie können mit 1 Klick eine Preisanfrage versenden oder die Bestellung absenden (als PDF per E-Mail). Sobald die Ware eintrifft, können Sie direkt aus den offene Bestellungen heraus eine komplette Aufbuchung inkl. Erfassung der Eingangsrechnung machen. ► Kann ich die Ware an ein anderes Lager/einen Kunden senden lassen? Ja. Beim Anlegen einer neuen Bestellung können Sie eine Lieferadresse angeben. Das kann entweder ein Lager sein (Lagerverwaltung) oder ein Kunde. |
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| …jederzeit einen Monatsabschluss machen können | …eine Web-Applikation mit der Sie jederzeit einen aktuellen Montats- oder Jahresabschluss sehen können | ► Wie erstelle ich einen Monats- oder Jahresabschluss? Sie können jederzeit einen Monats- oder Jahresabschluss (auch für das aktuelle Monat/Jahr) erstellen: "Verwaltung"-"Monatsabschluss" (resp. "Jahresabschluss"). Alle Daten werden in Echtzeit berechnet, daher steht der Abschluss praktisch sofort zur Verfügung. Es werden alle Daten aller Eingänge (Ausgangsrechnungen, Honorarnoten) und Ausgänge (Eingangsrechnunge, Kassabuch, Barrechnungen, sonstige Kostenstellen, Sozialversicherung und Finanzamtszahlungen) gegenübergestellt. ► Wie ermittle ich die Vorsteuer? Sie finden die letzten 12 Vorsteuerabrechnungen unter "Verwaltung"-"…Vorsteuer" (oder der Button "Vorsteuer" in der Übersicht Finanzamt). Die Berechnung erfolgt monatlich oder quartalsweise, je nach Einstellungen unter "Einstellungen"-"Parameter". Die Daten werden live ermittelt, daher wirken sich Änderungen an den Parametern sofort aus. ► Wie wird der Deckungsbeitrag ermittelt? Der Deckungsbeitrag wird prinzipiell als Anteil des Gewinns (=die Summe der Einnahmen abzüglich der Summe der Einkaufspreise) eines Auftrags (oder Artikels in der Artikelübersicht) angegeben. Eine Besonderheit sind Montagebetriebe: wenn hier kein Einkaufspreis für die Montagestunde hinterlegt ist (oder "0") dann wird nur der DB des Materialanteils errechnet.
Unter "Einstellungen"-"Parameter" legen Sie einen mindesten Deckungsbeitrag fest: wird dieser bei Artikeln oder Aufträgen unterschritten wird eine Warnung in der Hauptübersicht ausgegeben. |
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| …Drucksorten selbst erstellen | …eine Web-Applikation mit der Sie vom Briefpapier bis zum Fensterkuvert alles direkt erstellen können | ► Kann ich ein leeres Briefpapier ausdrucken? Ja. Klicken Sie auf "Leeres Briefpapier" in der Übersicht Briefe oder verwenden Sie "Tools"-"Drucksorten" um ein leeres Briefpapier oder andere Drucksorten zu drucken. ► Kann ich ein Briefkuvert mit einer Kundenadresse bedrucken? Ja. Klicken Sie auf "Kuvert" bei einem Angebot/Auftrag/Rechnung. Es wird ein spezielles PDF Dokument erzeugt, dass den gewünschten Ausdruck auf C5 Kuverts liefert. ► Wie gut ist die Qualität der Ausdrucke? Es wird eine Offset-Druck reife Qualität geliefert. Ihr Logo wird mit 300 DpI gedruckt, nicht mit 72DpI wie in anderen Anwendungen, die lediglich eine aufgeblähte PDF Version einer HTML Seite liefern. Wir erzeugen die PDF Dokumente nativ und betten Ihr Firmenlogo mit 300 DpI ein. Damit ist eine tadellose Qualität all ihrer Dokumente garantiert, egal wo sie ausgedruckt werden. |
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| …keine Probleme mit Software Updates | …eine Web-Applikation die keine Updates ihrerseits benötigt. Alle Aktualisierungen werden laufend integriert. | ► Was benötige ich um diese Applikation nutzen zu können? Sie benötigen lediglich einen aktuelle Browser und ein Programm zum betrachten und drucken von PDF Dateien. Beides sollte auf jedem Standardcomputer bereits vorhanden sein. Es werden keine sonstigen Programme oder Plug-Ins benötigt. ► Was passiert bei Updates der Applikation? Was kostet das? Diese Applikation wird ständig aktiv weiterentwickelt. Neue Funktionen werden direkt beim Programmstart nach dem erfolgreichen Login angezeigt und können unter "Tools"-"ECW Programm Infos" jederzeit nachgelesen werden. Eine Unterbrechung des Service ist im Normalfall auch bei Updates nicht notwendig.
Für diese laufenden Updates entstehen keine Kosten, Sie profitieren also laufend von unseren Entwicklungen. ► Was passiert bei einem Fehler der Anwendung? Es ist hier ein vollautomatisches System zur Fehlererkennung und Isolierung eingebaut. Sollte wider Erwarten ein Programmfehler auftreten, werden automatisch alle relevanten Daten gesammelt und an die Entwicklung weitergeleitet. Sie müssen normalerweise nichts tun, der Fehler wird umgehend behoben und Sie werden ggfls. informiert. |
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| …keine lange Unterbrechnung bei Hardware oder Software Problemen | …eine Web-Applikation die auch im Internet-Cafe genutzt werden kann, wenn der eigenen Notenbook verschwunden ist. | ► Kann ich diese Anwendung auch auf fremden Systemen nutzen? Ja, wir empfehlen aber, z.B. den privaten Surf-Modus zu aktivieren, damit möglichst keine Spuren ihrer Sitzung auf dem System verbleiben.
Beachten Sie, dass auf solchen System auch Schadsoftware installiert sein kann, daher raten wir grundsätzlich ihr eigenes System zu verwenden. ► Ich habe einen Virus/Trojanisches Pferd/etc. auf meinem System. Sind meine Daten gefährdet? Nein, ihre Daten lagern auf einem gesicherten Server und sind vor Viren und ähnlichen Schädlingen sicher. Reinigen Sie ihr System von dem Unfug und arbeiten Sie wie gewohnt weiter. |
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| …Sicherheit und Information | …eine Web-Applikation die aktiv überwacht wird und die alle Vorgänge automatisch für Sie protokolliert. | ► Wie kann ich feststellen, wer was wann mit einem Angebot/Rechnung/etc gemacht hat? Ein klick auf das in fast allen Übersichten vorhandene Vergrößerungsglas-Symbol öffnet das zugehörige Log zur Ansicht. Es werden bei allen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Honorarnoten und PDF Dokumenten ausführliche Log-Dateien mitgeschrieben. So wissen Sie immer, wer einen Auftrag geändert hat oder eine Rechnung per E-Mail versendet hat. ► Wie sind die PDF Dokumente gesichert? Damit die von dieser Anwendung erstellten Dokumente nicht so einfach verändert oder Inhalte herauskopiert werden können, sind alle PDF Dokumente verschlüsselt und abgesichert. Man kann diese Dokumente öffnen und in bester Qualität drucken. Man kann aber nichts herauskopieren oder verändern. ► Welche Daten werden lokal gespeichert? Es werden keinerlei Daten lokal gespeichert. Es wird lediglich während der Zeit ihrer Anmeldung ein Cookie gesetzt, welches nach Abmelden sofort seine Gültigkeit verliert. ► Wer weiß noch davon, wenn ich mit dieser Anwendung arbeite? Niemand. Dies ist eine abgeschlossene Anwendung, es werden keinerlei Daten an irgendwelche Dritte in irgendeiner Form weitergegeben. Es gibt auch keinerlei Auswertung dieses Servers durch z.B. google analytics oder ähnliche Dienste. ► Wie sicher sind die Daten bei der Übertragung im Internet? Ihre Daten sind sicher: sobald Sie sich anmelden, wird automatisch eine SSL gesicherte Verbindung aufgebaut ("https://"). Das heißt alle Daten, die zwischen ihrem Rechner und unserem Server hin- und hergesendet werden, sind komplett verschlüsselt. Daher können allfällige Verbrecher mit diesen Datenströmen nichts anfangen. |
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